加强招标文件澄清与修改环节管理

(一)事前充分评估、审慎处置,高度重视澄清与修改

法律赋予招标人对发出的招标文件进行澄清与修改的权利,招标人应在开标前充分利用这一机会,对招标文件,特别是招标文件中的实质性要求和条件进行查缺补漏、优化完善,以弥补前期招标文件编制过程中的疏漏和不足。作为招标人/招标机构,一是要对已发出的招标文件进行主动自查,检查是否存在影响招标文件质量的瑕疵和问题,对于重大疏漏和不足,要抓住开标前的最后机会予以补正;二是充分“借力”,重视投标人对招标文件澄清与修改需求的反馈。

无论主动还是被动的澄清与修改,都应避免随意为之的态度和行为。招标人/招标机构在面对招标文件澄清与修改需求时,应首先考虑以下四个方面的问题并作出判断:一是为什么要做澄清与修改(充分了解提出澄清与修改需求的动机)?二是是否为必须要做的澄清与修改(确认澄清与修改的必要性)?三是如何进行澄清与修改以及该环节要达到的目的(是补充删除、解释说明、还是修改替换?相关描述是否能够使潜在投标人准确理解字面含义)?四是澄清与修改可能产生的后果(是否会产生新的澄清需求及连带问题)?

对潜在投标人提出的澄清与修改需求(即“被动澄清与修改”),更应引起招标人/招标机构的高度重视,应逐条逐项开展评估,审慎地进行处理。实践中,某些潜在投标人会根据己方产品特点、报价方案等提出更利于己方产品或方案评审的修改要求。如果能够第一时间摸清其提出澄清与修改的动机,结合招标采购项目背景及招标文件实际质量情况,即可作出是否需要进行澄清与修改的判断。如当招标文件的要求和条件及评审标准等内容已准确反映了采购需求且描述清晰完整无歧视性时,招标人/招标机构可选择维持原招标文件内容不变。

(二)关注细节,讲求方法,加强程序合规性管理

招标人/招标机构应在澄清与修改环节加强程序合规性管理,在澄清与修改通知的发放范围、发出时间、通知载体等细节上做到依法合规。

一是要确保澄清与修改通知向所有潜在投标人发出。如为自行招标,建议指定澄清与修改答复负责人,由专人负责统一对外作答;如委托招标代理机构组织招标,则应由招标机构项目经理收集整理好澄清与修改答复后统一对外发出。对招标文件的澄清与修改通知应确保发送范围能覆盖所有潜在投标人。可考虑增设通知回执以确认潜在投标人及时收讫通知。

二是注意澄清与修改通知发出的时间,如必要,应依法合规办理开标延期手续。对于距投标截止时间不足15日发出澄清与修改通知的,应当特别关注澄清与修改的相关内容是否会影响潜在投标人编制投标文件。在日常采购中,对于依法必须招标的项目,自招标文件发出至投标截止一般为20天,对于非依法必须招标的项目,给潜在投标人留出的投标准备时间更短,因此澄清与修改通知发出的时间往往不能满足“投标截止时间至少15日前”的要求。可考虑采取要求潜在投标人回执回复的方式,即在澄清与修改通知发出后,要求每一位潜在投标人书面确认相关澄清与修改内容对其编制投标文件的影响情况。如确有投标人反馈投标文件准备时间不足,则按法律规定对开标时间予以顺延;如所有潜在投标人均书面反馈能按时参与投标,即说明相关澄清与修改不影响投标文件编制,项目可按原计划开标。这样既能够规避后续可能针对招标程序发起的异议投诉风险,同时又为招标采购争取了时间,避免因澄清与修改带来的项目拖期的风险。

三是确保“以书面形式”对外发出澄清与修改通知。在实践中,特别是在“被动澄清与修改”的情形下,存在招标人/招标机构针对某个投标人的问题单独通过电话等口头方式进行沟通交流的情形。对于确定需要对外澄清与修改的内容,一定要坚持以书面形式向所有潜在投标人统一作答,充分留痕,避免差异性答复引起的合规性风险。

(三)能力与责任心并重,强化澄清与修改内容的审核把关

做好招标文件的澄清与修改需要招标从业人员具备较强的责任心,具备对招标文件整体全面把握了解的能力和较强的书面表达能力,对澄清与修改需求提出的来源和动机、澄清与修改的必要性及目的性以及澄清与修改通知发出后可能产生的后果预期均能够作出准确的判断。

在澄清与修改环节中,针对内容的把关审核,应从必要性、准确性及合理性三方面考虑:

一是必要性,即回答“是否需要进行澄清与修改”的问题。招标文件的实质性要求和条件往往是评标过程中否决或加减分(价)的依据,因此实质性内容如需澄清与修改,应被视为有绝对的必要性,要高度重视。对于招标文件中非实质性要求和条件,在时间充裕的情况下也可进行澄清与修改。招标人/招标机构对于是否必须作出澄清与修改,应结合项目背景、采购需求、投标竞争性等因素统筹判断,做到心中有数。

二是准确性,即回答“如何准确作答”的问题。在确定必须对外澄清与修改的前提下,对澄清与修改内容应逐字逐句审核,从语义语境上判断意思表达是否准确清晰,应尽可能避免答复内容含混不清、态度不明。答复文字应尽量简明扼要,避免节外生枝。建议站在潜在投标人的角度,结合原招标文件通读澄清与修改的答复内容。首先要避免词不达意、文字表述出现歧义,其次要检视是否与原招标文件关联内容存在表述不一、前后矛盾的情况。对于澄清补正的内容,要力争一次性在开标前向各潜在投标人交代清楚,避免引发新问题,带来新一轮的澄清需求。

三是合理性,即回答“是否有充分的依据支撑澄清与修改”的问题。有充足理由和依据做基础的澄清与修改,更容易被潜在投标人接受。某些“增减”或“修改”的澄清与修改,虽然整体看来并无异常,但站在个别潜在投标人角度,就可能会被解读为有针对性的“歧视性要求”。因此,招标人/招标机构应能够对潜在投标人收到澄清与修改通知后的反应作出预判,并确保澄清与修改内容“有理有据”。另外,对于潜在投标人的二轮澄清需求还应有所准备,避免陷入“一问一答”往复式的澄清与修改中。

当然,对于潜在投标人信息等在开标前应予以保密的,招标人/招标机构应恪守法律法规要求。在澄清与修改对外发出前认真检查相关内容,严格审核把关。澄清与修改可以采取问答形式,但应隐去相关潜在投标人的名称信息或者在确保内容完整性的前提下,将提问和答复转换为陈述表述。