招标文件澄清和修改在实践中存在的问题

(一)对澄清与修改重视程度不足

招标文件澄清修改作为招标文件的一部分,与招标文件有同等效力。与对外发出招标文件不同,招标人/招标机构对于招标文件的澄清修改环节往往重视不足。

一是不善于运用澄清与修改方式完善招标文件,认为招标文件一旦发出便可坐等开标。特别是在招标文件确有瑕疵和问题的情况下,未能运用澄清与修改的方式及时进行纠偏,极易导致招标失败。

二是对招标文件的澄清和修改处置较为随意,对提出的澄清与修改需求“凡提必改”,未能认真评估,未做审慎处理,盲目进行澄清与修改。对已经确定的招标文件内容随意甚至反复进行调整,一方面可能导致招标文件描述偏离采购需求初衷,影响招标采购的严肃性;另一方面,作出非必要性的澄清与修改可能导致投标人编制招标文件时间不足,由此造成开标时间以及整体招标采购进度的推迟。

(二)澄清与修改程序合规性欠缺

一是澄清与修改的通知未能统一向所有潜在投标人发出。特别是委托招标的情况下,招标人面对部分潜在投标人提出的澄清与修改要求,存在单独与潜在投标人进行澄清答复的情形。澄清与修改通知及答复内容未能由招标机构统一向所有潜在投标人发出,潜在投标人收到内容不一致的澄清与修改,极易引起后续争议。

二是澄清与修改未能在规定的时间段发出,或者已知相关澄清与修改会对潜在投标人投标准备造成影响的前提下,未能对提交投标文件的截止时间进行顺延。实践中,往往某些澄清与修改通知发出时间较晚(临近投标截止时间前发出),不能满足在截止时间前至少15日前发出的要求。当相关澄清与修改内容可能对投标人标书编制造成影响,而相应开标时间也未能进行顺延时,极易引起后续异议投诉。

三是澄清与修改未以书面形式进行通知。存在招标人/招标机构通过电话等口头方式对招标文件进行澄清与修改的情形,不符合相关法规要求。

(三)对澄清与修改的内容把关检查不严

对招标文件的澄清与修改,本应对招标文件起到查缺补漏、进一步完善说明的作用,但在实践中,澄清与修改负责人往往对招标文件缺乏整体全面的了解,特别是对于复杂的招标项目,某项招标要求和条件的修改会连带多方面内容的调整,一旦未能全盘考虑并及时调整关联内容,就会导致“越改越错”“越澄清越混乱”的情况发生,反而导致招标文件质量的下降。另外,某些招标人/招标机构对澄清与修改的内容把关不严,在统一对外发出澄清与修改通知时,将提出澄清与修改需求的潜在投标人名称信息一并对外披露,违反“招标人应对潜在投标人信息保密”的法律要求。